MÔ TẢ CHỨC NĂNG CHÍNH “SỔ TAY KH&CN ONLINE”
“Sổ tay Online Quản lý nhà nước về Khoa học, Công nghệ, Đổi mới sáng tạo và Chuyển đổi số” (Sổ tay Khoa học và Công nghệ), là tài liệu số giúp xã/phường/đặc khu hiểu, triển khai và áp dụng thống nhất các quy định, quy trình, công cụ và mô hình quản lý trong lĩnh vực này.
I. MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƯỚNG CHUNG
1. Mục tiêu và đối tượng
- Mục tiêu: Hỗ trợ cán bộ, công chức tại xã/phường/đặc khu nắm bắt quy định, quy trình, công cụ quản lý về Khoa học công nghệ (KHCN), Đổi mới sáng tạo (ĐMST) và Chuyển đổi số (CĐS). Chuẩn hóa phương thức thực hiện, đảm bảo sự thống nhất trong thực thi nhiệm vụ. Hướng tới hỗ trợ người dân và doanh nghiệp.
- Đối tượng: Cán bộ, công chức làm công tác quản lý KHCN, ĐMST và CĐS tại cấp cơ sở
2. Nguyên tắc xây dựng
Để đảm bảo tính thực tiễn, hệ thống cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Đơn giản hóa: Giao diện phải dễ dùng, phù hợp với trình độ CNTT không đồng đều của cán bộ cấp xã.
- Dữ liệu sống: Thông tin phải được "Cập nhật nhanh – Chuẩn hóa – Thống nhất".
- Kết nối liên thông: Sổ tay phải có đường dẫn kết nối sang các hệ thống báo cáo, phần mềm quản lý ISO, Cổng dịch vụ công của Sở.
- An toàn: Bảo đảm an toàn thông tin.
3. Phạm vi nội dung quản lý
Sổ tay tập trung vào các lĩnh vực cụ thể:
- Hoạt động khoa học và công nghệ;
- Tiêu chuẩn đo lường chất lượng;
- An toàn bức xạ và hạt nhân;
- Tần số vô tuyến điện;
- Sở hữu trí tuệ;
- Viễn thông và Intenet;
- Bưu chính;
- Đổi mới sáng tạo;
- Khởi nghiệp sáng tạo;
- Chuyển đổi số cấp cơ sở;
- Hỗ trợ doanh nghiệp và người dân;
- Công tác báo cáo, thống kê.
II. CẤU TRÚC NỘI DUNG VÀ CHỨC NĂNG CHI TIẾT
1. Giới thiệu chung
Trình bày khái quát giới thiệu về sổ tay online, vai trò của khoa học và công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong phát triển kinh tế – xã hội, nhấn mạnh đây là các động lực quan trọng thúc đẩy tăng trưởng, nâng cao năng lực cạnh tranh và hiện đại hóa quản lý nhà nước, định hướng tiếp cận theo mô hình “chính quyền số – kinh tế số – xã hội số”, bảo đảm sự đồng bộ trong triển khai và phù hợp với xu thế phát triển chung.
2. Chức năng – Nhiệm vụ của UBND Xã/Phường về KHCN, ĐMST & CĐS
- Mục đích: Giúp cán bộ công chức (CBCC) biết rõ phạm vi trách nhiệm của mình.
- Nội dung: Cụ thể hóa các nhiệm vụ Luật Khoa học và Công nghệ, Luật Sở hữu trí tuệ, Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, cùng các nghị định, quyết định và thông tư có liên quan, Chương trình CĐS quốc gia và CĐS Thành phố.
3. Văn bản pháp luật
Bao gồm hệ thống các văn bản chung về Khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo do Trung ương ban hành như Luật Khoa học và Công nghệ, Luật Sở hữu trí tuệ, Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, cùng các nghị định, quyết định và thông tư có liên quan. Bên cạnh đó, mục này cũng tổng hợp các văn bản của Thành phố nhằm cung cấp thông tin tham khảo và bảo đảm tính thống nhất trong triển khai. Toàn bộ văn bản được tích hợp kèm liên kết đến bản đầy đủ dưới dạng hyperlink, hỗ trợ người dùng tra cứu nhanh chóng và thuận tiện.
4. Danh mục Quy trình nghiệp vụ chuẩn (SOP) - Hướng dẫn
Mỗi nhiệm vụ sẽ được xây dựng thành một quy trình chuẩn (SOP) gồm sơ đồ, video minh họa và hướng dẫn từng bước. Các quy trình bao gồm:
- Quy trình tiếp nhận sáng kiến cơ sở.
- Quy trình quản lý nhiệm vụ KHCN cấp cơ sở.
- Quy trình quản lý hoạt động tiêu chuẩn đo lường chất lượng (TCĐLCL).
- Quy trình công tác An toàn thông tin, chuyển đổi số.
- Quy trình hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số.
- Quy trình phối hợp thanh tra chuyên ngành.
5. Hồ sơ, biểu mẫu hỗ trợ thực thi nhiệm vụ
Tổng hợp đầy đủ các biểu mẫu, báo cáo, tờ trình và hồ sơ phục vụ công tác triển khai nhiệm vụ khoa học và công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số. Nội dung bao gồm hệ thống các biểu mẫu theo quy định của Trung ương cũng như các biểu mẫu do địa phương ban hành, bảo đảm tính thống nhất và thuận tiện trong quá trình sử dụng. Các biểu mẫu được cung cấp dưới nhiều định dạng khác nhau như PDF, Word, excel, … cho phép người dùng dễ dàng tải xuống, lưu trữ và phục vụ công tác chuyên môn. Các tài liệu được phân nhóm theo từng loại biểu mẫu nhằm hỗ trợ tra cứu và khai thác hiệu quả.
Không chỉ up file PDF, mà phải có tính năng Hyperlink (liên kết)
6. Hỏi – Đáp nhanh (FAQ)
Tập hợp các câu hỏi thường gặp kèm theo nội dung trả lời để cán bộ giải quyết vấn đề trong 1-2 phút. Ví dụ:
Ngân hàng câu hỏi thực tế
Hỏi: "Hồ sơ đăng ký tiêu chuẩn cơ sở gồm giấy tờ gì?".
Hỏi: "Xã muốn triển khai ISO 9001 thì bắt đầu từ đâu?".
Hỏi: "Phát hiện gian lận đo lường tại chợ thì xử lý thế nào?".
Hỏi: "Doanh nghiệp nhỏ muốn nhận hỗ trợ CĐS thì liên hệ ai?".
7. Tài liệu tập huấn & Đào tạo
- Cung cấp kho dữ liệu đào tạo trực quan:
- Clip ngắn 2–3 phút minh họa quy trình.
- Slide bài giảng (training).
- Cẩm nang dạng PDF tải nhanh
8. Kênh hỗ trợ – Phản hồi – Cập nhật
- Thông tin Hotline hoặc Zalo OA của Sở.
- Form gửi yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật/nghiệp vụ.
- Lịch tập huấn.
- Nhật ký cập nhật văn bản mới.
9. Báo cáo, Thống kê
Thống kê số lượng truy cập
Thống kê lượt truy cập các câu hỏi
Thông kê số lượng các biểu mẫu tải về
…..
III. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI
1. Giai đoạn chuẩn bị
Trong giai đoạn này, tiến hành khảo sát và thu thập ý kiến của các phòng, ban chuyên môn về phạm vi, nhóm nhiệm vụ và yêu cầu chức năng của Sổ tay Online. Việc tổng hợp ý kiến nhằm bảo đảm nội dung xây dựng phù hợp với nhu cầu thực tiễn và thống nhất với chức năng quản lý nhà nước của từng đơn vị.
2. Giai đoạn xây dựng
Trên cơ sở các nhóm nhiệm vụ do các phòng, ban đề xuất, tiến hành thiết kế và xây dựng hệ thống Sổ tay Online dưới dạng website. Cấu trúc hệ thống được thiết kế theo hướng trực quan, chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu, dễ truy cập, cho phép cập nhật và mở rộng trong quá trình vận hành. Các chuyên mục, chức năng và quy trình truy xuất thông tin được chuẩn hóa theo yêu cầu quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ.
3. Giai đoạn số hóa và vận hành
Ở giai đoạn này, các phòng, ban chuyên môn chịu trách nhiệm cập nhật dữ liệu, số hóa biểu mẫu, quy trình, văn bản pháp luật và các nội dung liên quan theo đúng phân công. Hệ thống được vận hành thử nghiệm, rà soát lỗi kỹ thuật và bảo đảm tính chính xác, đầy đủ của thông tin trước khi đưa vào khai thác chính thức.
4. Kiểm thử và Hiệu chỉnh
Triển khai dùng thử (Pilot) tại 3–5 xã/phường đại diện.
Lấy phản hồi từ cán bộ công chức (CBCC) trực tiếp sử dụng.
Sửa lỗi kỹ thuật và bổ sung nội dung còn thiếu sót.
5. Giai đoạn truyền thông và tập huấn
Sau khi hoàn thiện hệ thống, tổ chức các hoạt động truyền thông và tập huấn nhằm đưa Sổ tay Online vào sử dụng hiệu quả. Các hoạt động bao gồm: tổ chức buổi ra mắt giới thiệu Sổ tay; phân công cán bộ đầu mối tại các địa phương để hướng dẫn sử dụng; xây dựng clip hướng dẫn thao tác và tài liệu tóm tắt; đồng thời triển khai các bài viết tuyên truyền trên website và fanpage của đơn vị để phổ biến rộng rãi đến người dùng.
6. Vận hành và Cập nhật định kỳ
Phân công: Chỉ định đầu mối phụ trách nội dung (phòng QLKH, phòng CĐS…).
Cập nhật: Lịch cập nhật văn bản mới hàng tháng.
Báo cáo: Báo cáo kết quả sử dụng định kỳ hàng quý.
Đánh giá: Đánh giá hiệu quả tổng thể sau 6 tháng – 1 năm để nâng cấp.